Jeżeli po raz pierwszy otrzymujesz elektroniczne tłumaczenie poświadczone, możesz zastanawiać się, co właściwie zrobić z plikiem. Czy można przesłać go e-mailem? Jak sprawdzić ważność podpisu elektronicznego? Czy ten sam dokument można wykorzystać ponownie?

Korzystanie z elektronicznego tłumaczenia poświadczonego jest proste, jeśli pamiętasz o jednej zasadzie: zachowaj oryginalny plik otrzymany od tłumacza, nie edytuj go i przekaż instytucji w formie elektronicznej, korzystając ze wskazanego przez nią sposobu.

W jakim pliku znajduje się elektroniczne tłumaczenie poświadczone?

Elektroniczne tłumaczenie poświadczone jest przekazywane jako dokument elektroniczny, najczęściej w postaci pliku PDF. Nie jest to skan papierowego tłumaczenia ani zeskanowany podpis wstawiony do dokumentu.

Dokument zawiera kwalifikowany podpis elektroniczny, który pozwala potwierdzić tożsamość osoby podpisującej oraz sprawdzić, czy po złożeniu podpisu plik nie został zmieniony. Sam podpis elektroniczny może być zapisany w różnych formatach technicznych — najczęściej spotyka się PAdES i XAdES.

  • PAdES jest stosowany w plikach PDF. Podpis jest zintegrowany z dokumentem, dlatego odbiorca otrzymuje jeden plik zawierający zarówno treść tłumaczenia, jak i dane podpisu. Taki dokument można zweryfikować między innymi w programie Adobe Acrobat Reader, o czym więcej poniżej.

  • XAdES może być stosowany do różnych typów plików i jest często spotykany w elektronicznych dokumentach i procedurach urzędowych, zwłaszcza tych opartych na plikach XML. W tłumaczeniach poświadczonych występuje znacznie rzadziej. W przeciwieństwie do PAdES podpis nie musi być zintegrowany z dokumentem, dlatego odbiorca może otrzymać osobno plik z tłumaczeniem i plik z podpisem. W takim przypadku należy zachować i przekazać oba pliki. Podpis można zweryfikować odpowiednim programem lub np. na platformie podpis.gov.pl.

Jak sprawdzić, czy podpis elektroniczny jest ważny?

W przypadku pliku PDF najłatwiej otworzyć dokument w programie Adobe Acrobat Reader. Bezpłatna wersja programu pozwala sprawdzić ważność podpisu elektronicznego oraz wyświetlić informacje o certyfikacie użytym do podpisania dokumentu. Aby zobaczyć podstawowe informacje o podpisie, wystarczy otworzyć plik. Szczegóły są dostępne w panelu podpisów.

Prawidłowy podpis elektroniczny wyświetlony w Adobe Acrobat dla tłumaczenia poświadczonego
Przykład informacji o ważności kwalifikowanego podpisu elektronicznego w programie Adobe Acrobat Reader.

Jeżeli podpis został prawidłowo złożony, a dokument nie został później zmieniony, program powinien wyświetlić informację o jego ważności.

Niektóre przeglądarki internetowe, aplikacje mobilne oraz proste programy do podglądu dokumentów nie wyświetlają informacji o podpisie elektronicznym. Nie oznacza to jednak, że podpisu w pliku nie ma. Nie ma też konieczności samodzielnego sprawdzania podpisu — wystarczy przesłać odbiorcy docelowemu oryginalny plik otrzymany od tłumacza.

Przekazywanie elektronicznego tłumaczenia do instytucji

Elektroniczne tłumaczenie poświadczone należy przekazać w oryginalnym formacie otrzymanym od tłumacza, bez zmiany treści ani formatu pliku. Dzięki temu odbiorca będzie mógł zweryfikować ważność podpisu elektronicznego i integralność dokumentu. Sposób przekazania zależy od wymagań instytucji. Może to być e-mail, portal do składania dokumentów albo e-Doręczenia. Jeżeli instytucja dopuszcza przesłanie dokumentów pocztą elektroniczną, wystarczy dołączyć plik do wiadomości.

Wiele osób zastanawia się, czy elektroniczne tłumaczenie trzeba wydrukować. Nie trzeba – i lepiej tego nie robić, jeśli dokument ma trafić do urzędu lub instytucji. Wydruk może służyć do podglądu, ale nie pozwala zweryfikować kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Jeżeli instytucja wymaga papierowego tłumaczenia poświadczonego, należy zamówić je bezpośrednio u tłumacza przysięgłego. Tłumacz przygotuje papierowy egzemplarz, podpisze go i opatrzy swoją pieczęcią.

Zmiana nazwy, edycja i ponowne wykorzystanie pliku

Nazwę pliku PDF można dowolnie zmieniać – nie wpływa to na ważność kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nie należy jednak edytować zawartości dokumentu. Każda zmiana treści, dodanie lub usunięcie elementów, a nawet zapisanie pliku, który najpierw zmodyfikowano, a następnie cofnięto zmiany, może spowodować, że podpis elektroniczny przestanie być ważny.

W takim przypadku nic straconego – wystarczy ponownie pobrać oryginalny plik ze skrzynki pocztowej.

Jedną z największych zalet elektronicznego tłumaczenia poświadczonego jest możliwość jego wielokrotnego wykorzystania. Ten sam oryginalny dokument można przesłać do kolejnej instytucji, o ile akceptuje ona tłumaczenia w formie elektronicznej.

Natomiast w przypadku tłumaczeń papierowych instytucja może wymagać złożenia oryginalnego egzemplarza. Jeżeli tłumaczenie ma zostać wykorzystane także w innym miejscu, konieczne może być wcześniejsze zamówienie dodatkowo płatnego odpisu u tłumacza przysięgłego.

Przechowywanie pliku i problemy z weryfikacją podpisu

Elektroniczne tłumaczenie poświadczone warto przechowywać tak samo jak inne ważne dokumenty. Najlepiej zapisać je w bezpiecznym miejscu na komputerze oraz wykonać kopię zapasową, na przykład w chronionej chmurze lub na zewnętrznym nośniku.

Jeżeli instytucja nie widzi podpisu lub nie może go zweryfikować, problem najczęściej wynika ze sposobu otwierania dokumentu, a nie z samego podpisu. W pierwszej kolejności należy upewnić się, że instytucja otrzymała oryginalny dokument w formacie przekazanym przez tłumacza. Następnie warto poprosić odbiorcę o otwarcie go w programie obsługującym weryfikację podpisów elektronicznych, na przykład Adobe Acrobat Reader.

Jeżeli podpis nadal nie może zostać zweryfikowany albo nie możesz odnaleźć oryginalnego pliku, najlepiej skontaktować się z tłumaczem. Możliwość ponownego przesłania dokumentu może zależeć od czasu, jaki upłynął od realizacji zlecenia, oraz zasad przechowywania plików.

e-Doręczenia a elektroniczne tłumaczenia poświadczone

Elektroniczne tłumaczenie poświadczone można przesłać przez e-Doręczenia, jeżeli dana procedura umożliwia przekazanie dokumentów tym kanałem.

Od 1 stycznia 2026 roku e-Doręczenia są podstawowym kanałem elektronicznej komunikacji urzędów z obywatelami i firmami, o ile przepisy dotyczące danej procedury nie przewidują innego sposobu doręczenia. System jest elektronicznym odpowiednikiem przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru i umożliwia przekazywanie korespondencji ze skutkiem prawnym.

Wsparcie TextLab po wykonaniu tłumaczenia

Jeżeli po otrzymaniu tłumaczenia masz pytania dotyczące podpisu elektronicznego, otwierania pliku lub korzystania z dokumentu, chętnie pomożemy wyjaśnić kwestie techniczne.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Informacja: treść artykułu ma charakter ogólny i informacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani indywidualnej rekomendacji. Przed podjęciem decyzji należy uwzględnić aktualne przepisy, wymagania i okoliczności konkretnej sprawy.