Elektroniczne tłumaczenie poświadczone często pozwala załatwić całą sprawę przez internet — bez wizyty w biurze tłumaczeń i bez zamawiania papierowego egzemplarza. Otrzymujesz je zazwyczaj jako plik PDF opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza przysięgłego.
To, czy taka forma będzie wystarczająca, zależy jednak od wymagań urzędu, uczelni lub innej instytucji, do której składasz dokumenty. Przed zleceniem tłumaczenia warto więc sprawdzić nie tylko, czy potrzebujesz tłumaczenia poświadczonego, ale także:
- czy instytucja przyjmuje je w postaci elektronicznej;
- czy tłumaczenie może zostać wykonane na podstawie skanu;
- czy na którymś etapie będzie potrzebny egzemplarz papierowy.
Czym jest elektroniczne tłumaczenie poświadczone?
Elektroniczne tłumaczenie poświadczone to dokument elektroniczny, najczęściej w formacie PDF, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza przysięgłego. Nie jest to skan tłumaczenia papierowego ani plik zawierający jedynie obraz podpisu i pieczęci. Kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala potwierdzić tożsamość osoby podpisującej oraz sprawdzić, czy dokument został zmieniony po podpisaniu.
Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego wyraźnie pozwala tłumaczowi przysięgłemu poświadczać tłumaczenia w postaci elektronicznej za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Tłumacz przysięgły może, za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, poświadczyć tłumaczenie lub odpis pisma w postaci elektronicznej.
W przypadku tłumaczenia papierowego tłumacz korzysta z własnoręcznego podpisu i urzędowej pieczęci. Dokument elektroniczny jest natomiast poświadczany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Brak fizycznego odcisku okrągłej pieczęci nie oznacza więc, że elektroniczne tłumaczenie jest niekompletne.
Czy elektroniczne tłumaczenie poświadczone jest tak samo ważne jak papierowe?
Tłumaczenie papierowe i elektroniczne to dwie prawnie dopuszczalne formy wydania tłumaczenia poświadczonego. Status prawny kwalifikowanego podpisu elektronicznego określa art. 25 rozporządzenia eIDAS.
Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Zgodnie z art. 24a ust. 1 rozporządzenia eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny również we wszystkich pozostałych państwach Unii Europejskiej.
To, że kwalifikowany podpis elektroniczny tłumacza przysięgłego ma moc prawną, nie oznacza jednak, że każda instytucja musi przyjąć tłumaczenie w formie elektronicznej. Urząd może na przykład prowadzić postępowanie w formie papierowej i wymagać przedstawienia dokumentów fizycznych.
Kiedy elektroniczne tłumaczenie poświadczone zwykle wystarczy?
Forma elektroniczna jest szczególnie praktyczna, gdy dokumenty są składane zdalnie, a odbiorca dopuszcza przesyłanie plików. Może być odpowiednia między innymi w przypadku:
- rekrutacji prowadzonej przez internet;
- dokumentów przesyłanych do pracodawcy;
- postępowań obsługiwanych przez elektroniczny system urzędu;
- spraw, w których instytucja wyraźnie informuje, że przyjmuje elektroniczne tłumaczenia poświadczone.
Nie trzeba zamawiać wersji papierowej tylko dlatego, że tłumaczenie ma być poświadczone. Najlepiej po prostu sprawdzić wymagania u odbiorcy dokumentu albo zapytać wprost, jaką formę akceptuje — to dana instytucja decyduje, czy wystarczy wersja elektroniczna.
Kiedy może być potrzebna wersja papierowa?
Papierowy egzemplarz może być konieczny, jeśli wymaga go konkretna instytucja lub procedura. Może się tak zdarzyć, gdy:
- regulamin wyraźnie wymaga papierowego tłumaczenia z podpisem i pieczęcią;
- dokumenty mają zostać dołączone do papierowych akt;
- system używany przez instytucję nie umożliwia elektronicznego doręczania dokumentów;
- odbiorca nie ma możliwości zweryfikowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Czasami dokumenty elektroniczne wystarczają tylko na pierwszym etapie. Uczelnia może na przykład przeprowadzić rekrutację na podstawie plików, a po przyjęciu kandydata poprosić o przedstawienie dokumentów papierowych. Warto więc sprawdzić wymagania dotyczące całego postępowania, a nie tylko pierwszego etapu składania dokumentów.
Czy całą usługę można załatwić przez internet?
Jeżeli odbiorca akceptuje tłumaczenie wykonane na podstawie skanu lub dokumentu elektronicznego, cały proces można zazwyczaj przeprowadzić zdalnie.
W TextLab wygląda to następująco:
- przesyłasz czytelny skan lub zdjęcie dokumentu;
- otrzymujesz wycenę i informacje dotyczące realizacji;
- potwierdzasz zlecenie i dokonujesz płatności;
- tłumacz przysięgły wykonuje tłumaczenie;
- otrzymujesz mailem podpisany elektronicznie plik PDF.
Nie musisz osobiście przychodzić do biura ani odbierać gotowych dokumentów. Możesz wybrać wersję elektroniczną, papierową albo obie formy — zależnie od swoich potrzeb i wymagań instytucji.
Czy do wykonania tłumaczenia wystarczy skan dokumentu?
W wielu przypadkach tak. Trzeba jednak wcześniej ustalić, czy odbiorca nie wymaga tłumaczenia sporządzonego na podstawie oryginału. Tłumacz przysięgły wskazuje w formule poświadczającej, czy tłumaczenie zostało sporządzone z oryginału, odpisu, kopii lub innej postaci dokumentu.
Jeżeli tłumacz otrzyma skan papierowego dokumentu, w tłumaczeniu znajdzie się informacja, że sporządzono je na podstawie kopii, a nie przedstawionego oryginału. Dla wielu urzędów, uczelni i innych instytucji będzie to wystarczające, ale niektóre mogą wymagać, aby tłumacz miał wgląd w fizyczny oryginał dokumentu.
W takiej sytuacji dokument trzeba dostarczyć tłumaczowi, na przykład pocztą lub kurierem. Po wykonaniu usługi oryginał zostanie odesłany klientowi. Samo tłumaczenie nadal może zostać wydane elektronicznie, jeżeli odbiorca dopuszcza taką formę.
Czy elektroniczne tłumaczenie można wykorzystać w innym kraju Unii Europejskiej?
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest uznawany w państwach członkowskich na zasadach określonych w rozporządzeniu eIDAS. Nie gwarantuje to jednak automatycznie, że każda instytucja w UE zaakceptuje tłumaczenie sporządzone przez polskiego tłumacza przysięgłego.
Przed zamówieniem tłumaczenia przeznaczonego do wykorzystania za granicą sprawdź:
- czy odbiorca akceptuje tłumaczenia polskich tłumaczy przysięgłych;
- czy dopuszcza dokument elektroniczny;
- czy tłumaczenie może zostać wykonane ze skanu.
Wymagania mogą się różnić w zależności od urzędu, instytucji i kraju, dlatego zawsze warto sprawdzić zasady obowiązujące u konkretnego odbiorcy.
Czy brytyjska uczelnia lub urząd zaakceptuje polskie tłumaczenie poświadczone?
W Wielkiej Brytanii nie funkcjonuje system tłumaczy przysięgłych odpowiadający dokładnie systemowi polskiemu. Brytyjskie instytucje określają zwykle, jakie elementy powinno zawierać wymagane przez nie „certified translation”.
Aktualne wytyczne dotyczące brytyjskich wiz wskazują, że do dokumentów sporządzonych w języku innym niż angielski należy dołączyć pełne tłumaczenie, które można niezależnie zweryfikować. Każde tłumaczenie powinno zawierać:
- potwierdzenie tłumacza, że jest ono wiernym i dokładnym tłumaczeniem dokumentu źródłowego;
- datę tłumaczenia;
- imię i nazwisko oraz podpis tłumacza;
- dane kontaktowe tłumacza.
Nie wszystkie polskie tłumaczenia poświadczone zawierają dane kontaktowe tłumacza bezpośrednio w dokumencie. Tłumaczenia poświadczone na język angielski wykonywane w TextLab zawierają stopkę z danymi kontaktowymi często wymaganymi przez brytyjskie instytucje. Ułatwia to weryfikację tłumaczenia i pomaga zmniejszyć ryzyko jego odrzucenia z powodu brakujących informacji.
Niezależnie od tego przed zleceniem tłumaczenia warto sprawdzić wymagania konkretnej instytucji, w tym to, czy dopuszcza ona przesłanie dokumentu w formie elektronicznej. Zasady mogą się różnić, dlatego nie można zagwarantować akceptacji tłumaczenia w każdym przypadku.
Co sprawdzić przed zamówieniem tłumaczenia?
Aby wybrać odpowiednią formę tłumaczenia, zapytaj odbiorcę:
- Czy wymagane jest tłumaczenie poświadczone?
- Czy może zostać złożone w postaci elektronicznej?
- Czy tłumaczenie może być wykonane na podstawie skanu?
- Czy akceptowane jest tłumaczenie polskiego tłumacza przysięgłego?
- Czy na późniejszym etapie trzeba będzie przedstawić wersję papierową?
Warto zachować odpowiedź instytucji, jeśli jej wymagania nie wynikają jednoznacznie z regulaminu lub instrukcji.
Na co należy zwrócić uwagę?
Wydruk nie zawiera aktywnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, dlatego może służyć jedynie pomocniczo. Instytucji należy przekazać oryginalny plik PDF otrzymany od tłumacza.
Wprowadzenie nawet niewielkich zmian w jego treści spowoduje utratę ważności podpisu w zmodyfikowanym dokumencie.
Podsumowanie
Elektroniczne tłumaczenie poświadczone jest prawnie dopuszczalnym dokumentem, który w wielu sytuacjach pozwala przeprowadzić cały proces online. Nie musisz wtedy odwiedzać biura tłumaczeń ani zamawiać papierowego egzemplarza.
Przed zleceniem sprawdź jednak, czy odbiorca:
- przyjmuje tłumaczenia elektroniczne;
- dopuszcza tłumaczenie wykonane na podstawie skanu;
- nie będzie wymagał później wersji papierowej.
Jeżeli nie masz pewności, którą formę wybrać, prześlij dokument do TextLab wraz z informacją o jego przeznaczeniu. Przygotujemy wycenę i wskażemy kwestie, które warto potwierdzić w instytucji przed rozpoczęciem tłumaczenia.
Informacja: treść artykułu ma charakter ogólny i informacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani indywidualnej rekomendacji. Przed podjęciem decyzji należy uwzględnić aktualne przepisy, wymagania i okoliczności konkretnej sprawy.